وصول مطالبات
وصول مطالبات چیست ؟به طور کلی میتوان مطالبات را از نظر امکان وصول و عدم امکان وصول به سه دسته ی زیر تقسیم نمود:
1-حتمی الوصول: اینگونه مطالبات یقیناٌ وصول میشود و احتمال عدم وصول آن صفر درصد است .
2-لاوصول: در اینگونه مطالبات احتمال وصول غیرممکن است.
3-مشکوک الوصول: بر خلاف دو حالت قبلی که درباره وصول یا عدم وصول مطمئن بودیم در این گونه مطالبات ، این اطمینان وجود ندارد ما درمورد وصول یا حتی عدم وصول آن مردد هستیم. برای درک بهتر این موضوع آن را با دکر یک مثال بیشتر توضیح میدهیم.
در بسیاری از محلهایی که معاملات به صورت غیر نقدی انجام میشود، با وجود دقتی که در انتخاب یک مشتری خوش حساب انجام میشود ، ممکن است مشتریان به تعهدات خود در این باره عمل نکنند و آن محل یا شرکت ضرر کند.
در واقع درباره این موضوع میتوان گفت نقد نشدن مطالبات یا دیر نقد شدن مطالبات روی سود آوری آن محل تاثیر منفی دارد و حتی ممکن است باعث ورشکستگی آن بشود .
درست است که با وجود نهایت دقت در انتخاب مشتری نمیتوان از بدحسابی آنان فرار کرد اما میتوان به وسیله مدیریت روشهای زیر ضررها و خسارات ناشی از آن را حدالامکان کاهش داد.
اولین روش، ارتباط با مشتری توسط یک سری نرم افزارهای شبکه اجتماعی است.
روش دوم استفاده از یک سیستم موثر برای دریافت مطالبات و همچنین کاهش دغدغه مدیران است.
روش سوم که یکی از دغدغه های اصلی مدیر یا مدیران پروژه به حساب می آید، مدیریت ریسک و هزینه های متحمله است.
روش چهارم پیش بینی کردن عدم پرداخت هزینه در زمان تعیین شده است.
در پایان پیگیری درمورد وصول مطالبه را شروع کنید. به عبارت دیگر اگر از مشتری تاخیر در پرداخت هزینه را دیدید یک کپی از چک را که در دست دارید برای او بفرستید یا اگر چکی برگشت خورد با صاحب اصلی آن تماس بگیرید و با او صحبت کنید.
تاکید ما برای تماس با صاحب اصلی آن است که اگر شخص فراموش کرده باشد تا حساب خود را پر کند و از ما مهلت چند روزه بخواهد ،این مهلت را به خود شخص بدهیم نه اینکه از طریق واسطه بیان کنیم. چراکه ممکن است شخص واسطه فراموش کند و به صاحب اصلی چک اطلاع ندهد .
اگر روشهای مذکور را به صورت گام به گام پیش بروید نسبت به یک کار عجولانه تاثیر بهتری در روند کار خواهد داشت.
حال به سراغ روشهای ثبت مطالبات مشکوک الوصول در دفترها میپردازیم اما قبل از آن باید بدانیم برای انجام این کار از دو روش در دفاتر استفاده میشود :
حذف مستقیم
استفاده از ذخیره مطالبات مشکوک الوصول
حال ممکن است این سوال مطرح شده باشد که میانگین زمان لازم برای وصول مطالبات چقدر است ؟
در پاسخ باید گفت این زمان برابر است با میانگین زمانی که طول میکشد تا هزینه حاصل از فروش محصول یا خدمات به طور کامل گرفته شود. برای محاسبه آن به صورت ریاضی کافیست مانده حساب های دریافتنی را تقسیم بر میانگین فروش روزانه کنید .
روشهای وصول مطالبات
در حال حاضر تقریبا تمامی بانک‌ها و موسسات مالی و اعتباری در پیگیری و وصول مطالبات خود ثبات رویه دارند. معمولا کارکنان حوزه وصول مطالبات یا پیگیری و نظارت، برحسب آیین‌نامه وصول مطالبات بانک در راستای دریافت اقساط، به این صورت عمل می‌کنند که: ابتدا با ارسال برگه یادآوری یا پیامک، پانزده روز قبل از سررسید و در مورد آن دسته از بدهکاران خوش حساب که مرتبا با بانک یا موسسه تسهیلات دهنده ارتباط دارند نسبت به پیگیری مطالبات اقدام می‌کنند.
پس از گذشت حداکثر ۵ روز از ارسال پیامک یا برگه یادآوری، تماس تلفنی با متقاضی صورت می‌گیرد و حداکثر پانزده روز از تاریخ سررسید، اخطاریه نوبت اول ارسال میشود.پس از گذشت حداکثر یک ماه تا چهل و پنج روز از تاریخ سررسید بدهی و عدم مراجعه بدهکار، اخطاریه نوبت دوم برای متقاضی و ضامن وی صادر و ارسال میشود.
در صورت عدم مراجعه بدهکار پس از ارسال اخطاریه‌های نوبت دوم و پس از اطمینان از ابلاغ اخطاریه‌های نوبت اول و دوم و سپری شدن حداکثر سه ماه از تاریخ سررسید بدهی، آخرین اخطاریه برای متقاضی و ضامن وی صادر و ابلاغ میشود.
پس از این مراحل، در صورت مراجعه نکردن بدهکار و اطمینان کامل از صحت ابلاغ آنها به مدیون و متعهدین اعم از ضامنین و وثیقه‌گذار، پرونده جهت شروع اقدامات قانونی حسب وضعیت پرونده از نظر تعهدی یا وثیقه‌ای یا با پشتوانه چک یا سفته یا ضمانتنامه یا سهام برای اداره حقوقی ارسال میشود.
اما با وجود این رویه باید گفت که رشد مطالبات در صورت‌های مالی بانک‌ها و موسسات اعتباری در حال افزایش است. موضوعی که بی‌توجه به آن و عدم اصلاح ساختار نظارتی می‌تواند در آینده‌ای نه چندان دور نظام بانکی کشور را با بحران ورشکستگی روبه‌رو سازد.
راهکارها حال برای اصلاح این رویه و جلوگیری از افزایش سهم مطالبات معوق در صورت‌های مالی بانک‌ها و موسسات مالی چه راهکارهایی میتوان به کار گرفت؟
کارشناسان در پاسخ به این سوال به راهکارهایی اشاره می‌کنند که در نگاه اول ممکن است بسیار «ساده» به نظر برسد، اما از قدرت بازدارندگی برخوردار است. به گفته آنها، «توجه دقیق به صورت‌های مالی مشتریان هنگام اعطای تسهیلات و حصول اطمینان معقول از برگشت به موقع سرمایه و تناسب درآمد مشتری با مبلغ تسهیلات» از جمله اصلی‌ترین راهکارهایی است که در این مورد میتوان به کار گرفت.
تقویت کادر کارشناسی بانک‌ها یا اجازه استفاده از خدمات موسسات مشاوره‌ای مالی و سرمایه‌گذاری، نظارت دقیق بر مصرف تسهیلات اعطایی در بخش اقتصادی مربوطه و جلوگیری از جابه‌جایی آن به دیگر بخش‌ها، اجرای دقیق آخرین بخشنامه‌ها و دستورالعمل‌های صادره از سوی بانک مرکزی و نظارت بر اجرای آن از دیگر راهکارهایی است که در این مورد، مورد تاکید قرار گرفته است.کارشناسان توصیه می‌کنند بانک‌ها به هنگام گشایش اعتبارات اسنادی کنترل‌های لازم را به دقت انجام دهند و به منظور پیشگیری از ایجاد بدهی در این حوزه، اطلاعات لازم جهت شناسایی و اعتبارسنجی مشتریان را «قبل از گشایش اعتبار» صورت دهند.
